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車検・点検案内ハガキの発送代行｜整備工場の案内ハガキを自動で発送

整備工場様の多くが行っている「車検・点検案内ハガキ」。
「案内ハガキ」という言葉だけ聞くと簡単な作業に捉えてしまいがちです…。
実際は膨大な手間と時間を使っています。件数によっては2時間以上かかることも…。

ハガキの準備、発送先の選択、印刷、切手の貼り付け、ポストへの投函…
車検・点検案内ハガキの発送業務は膨大な手間と時間を費やしています。

発送時期設定やお客様リストの情報管理行うだけで

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あとはお任せ！

車検・点検ハガキの

発送代行

整備工場様の多くが行っている「案内ハガキ」。
手間と時間のかかる「ハガキ発送」を代行にして
業務効率アップをおこないませんか？

人件費の大幅カット！

運用コストを比較してしてみましょう！

発送代行にすることで、従業員様の業務軽減につながります。
ハガキ発送作業の時間を他のことに使えます。

※100枚のハガキを印刷・発送した場合のコスト計算です。
1通　120円～　※別途初期費用

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ワンクリックで発送完了！

設定した指定日にポップアップで確認画面が表示されます！
「はい」をクリックするだけで発送完了！
時間を短縮出来る分、他の業務を進められ、業務効率化を図れます！

案内忘れもなし！

月に1～2回の少ない業務作業なので「忘れてしまった」なんてことも…。
発送指定日や、発送対象条件を設定できますので、案内忘れ防止に繋がります。

お店に合った設定が可能

• 「車検ハガキ」「点検ハガキ」の２種類を発送できます。
• 点検日のどのくらい前に案内したいか設定できます。
• 文面は簡単に変更できます。

最短3日でお客様に届く！

月曜日から土曜日まで発送対応！
受付から最短3日でお客様のもとへ案内ハガキが届きます。
発送までの面倒な作業はありません。

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車検・点検案内ハガキの発送代行とは

車検・点検案内ハガキの発送代行とは、整備工場・自動車販売店・カー用品店などが顧客に送っている「車検のご案内」「定期点検のご案内」のハガキについて、宛名の差し込み印刷・ハガキの用意・切手の貼付・郵便局への差し出しまでを一括で代行するサービスです。お店側で行うのは、お客様リストの情報管理と発送時期の設定だけ。指定日になるとポップアップで確認画面が表示され、「はい」をワンクリックするだけで発送が完了します。

案内ハガキは、整備工場にとって入庫促進のもっとも基本的で確実な手段です。しかし実務では、ハガキの準備、発送先の選択、宛名の印刷、切手の貼り付け、ポストへの投函という5つの工程が毎月発生し、件数によっては1回あたり2時間以上を費やすこともあります。しかも月に1〜2回しか行わない業務のため、担当者が変わったり繁忙期が重なったりすると「案内を出し忘れた」という事故が起きやすいのが実情です。発送代行は、この工程をまるごと外に出すことで、限られた人員を整備・接客という本来の付加価値業務に振り向けるための仕組みです。

整備工場の案内ハガキ発送、こんなお悩みはありませんか

• 車検・点検案内ハガキの印刷と発送に、毎回2時間以上とられている
• 宛名ラベルの差し込みや切手貼りを、事務員が手作業で行っている
• 忙しい月は案内ハガキを出し忘れ、その分の車検入庫を取りこぼしている
• ハガキ代・インク代・人件費を合わせると、1通あたりのコストが把握できていない
• 顧客リストがExcelや紙台帳のままで、誰にいつ案内したかが追えない
• 車検案内はがきの文面をどう書けばよいか、毎回悩んでいる

これらはいずれも「作業そのものが難しい」のではなく、細切れの手作業が積み上がって時間と注意力を奪っていることが原因です。発送代行はその積み上がりを断ち切ります。

発送代行で削減できるコストを試算する

自社でハガキを印刷・発送する場合、目に見える材料費のほかに人件費が発生します。2024年10月の郵便料金改定以降、通常はがきの郵便料金は1枚85円（往復はがきは170円）となっており、ハガキ用紙代・インク代・封入や切手貼りの作業時間がこれに上乗せされます。100枚を印刷・発送した場合のイメージは次のとおりです。

項目	自社で発送する場合	発送代行を使う場合
ハガキ・郵便料金	1枚85円（2024年10月改定後）	料金に含む
ハガキ用紙・インク代	都度発生	料金に含む
宛名の差し込み印刷	担当者が実施	代行
切手の貼付・投函	担当者が実施	代行
作業時間	100枚で約2時間	ワンクリック（約1分）
1通あたりの費用	郵便料金＋材料費＋人件費	1通120円〜（別途初期費用）

発送代行の1通120円〜という金額には、郵便料金・用紙代・印刷・投函までが含まれています。自社発送では85円の郵便料金に加えて用紙・インク・そして時給換算の人件費がのるため、枚数が増えるほど差は開いていきます。作業時間そのものがなくなるという効果は、金額以上に大きなメリットです。はがき1通にかかる費用の内訳は、コラム車検案内はがきの料金と費用の内訳でも整理しています。

車検・点検案内ハガキ発送代行の5つの特長

1. 人件費の大幅カット

発送代行にすることで、従業員様の業務軽減につながります。ハガキ発送作業にあてていた時間を、整備・接客・見積作成といった売上に直結する業務に使えます。100枚のハガキを印刷・発送した場合のコスト計算で比較すると、1通120円〜（別途初期費用）で、印刷から投函までを任せられます。

2. ワンクリックで発送完了

設定した指定日になると、ポップアップで確認画面が表示されます。「はい」をクリックするだけで発送完了。時間を短縮できる分ほかの業務を進められ、業務効率化を図れます。特別な操作を覚える必要はありません。

3. 案内忘れもなし

月に1〜2回の少ない業務作業なので「忘れてしまった」ということも起こりがちです。発送指定日や発送対象条件を設定できますので、案内忘れの防止に繋がります。案内忘れは、そのまま車検入庫の取りこぼし＝売上機会の損失になります。仕組みで防ぐことが重要です。

4. お店に合った設定が可能

• 「車検ハガキ」「点検ハガキ」の2種類を発送できます
• 点検日のどのくらい前に案内したいか設定できます
• 文面は簡単に変更できます

車検は2ヶ月前、点検は1ヶ月前といったように、案内の種類ごとに送るタイミングを分けて運用できます。キャンペーンや季節の挨拶に合わせて文面を差し替えることも可能です。

5. 最短3日でお客様に届く

月曜日から土曜日まで発送対応。受付から最短3日でお客様のもとへ案内ハガキが届きます。発送までの面倒な作業はありません。急ぎで案内を出したい場合にも対応できるスピード感です。

ご利用の流れ

1. お客様リストの登録／顧客名・住所・車両情報・車検満了日や点検基準日を登録します。
2. 文面とデザインの設定／車検用・点検用それぞれの文面を設定します。文面はあとから簡単に変更できます。
3. 発送時期の設定／「車検満了日の2ヶ月前」など、何日前に案内するかと発送対象条件を設定します。
4. 指定日にワンクリックで確定／設定日にポップアップが表示されるので「はい」をクリックします。
5. 印刷・投函はおまかせ／受付から最短3日でお客様のお手元に届きます。

車検案内はがき・点検案内はがきの文面例（テンプレート）

「車検案内はがきの文面をどう書けばいいかわからない」というご相談は非常に多くいただきます。ここでは整備工場・自動車販売店で使いやすい文面例をご紹介します。さらに詳しい例文8種・必須項目・NG文面は車検・点検案内はがきの文面例とテンプレートにまとめました。発送代行では文面を自由に設定・変更できますので、以下を土台にお店の言葉に置き換えてご利用いただけます。

車検案内はがきの文面例（車検満了日の約2ヶ月前）

拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、お客様のお車（車種名・ナンバー）の車検満了日が◯年◯月◯日と近づいてまいりました。
継続検査は満了日の2ヶ月前から受けていただけますので、このご案内が届いた頃からご予約・ご入庫を承れます。混み合う時期を避けて、お早めのご予約をおすすめいたします。ご入庫日のご相談、お見積りだけでも承っておりますので、お気軽にご連絡ください。
ご来店を心よりお待ちしております。 敬具

12ヶ月点検・6ヶ月点検の案内はがき文面例

いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
お客様のお車は、まもなく法定12ヶ月点検の時期を迎えます。
法定点検は、道路運送車両法により自家用乗用車では12ヶ月ごとに実施することが定められている点検です。日常では気づきにくい消耗や不具合を早期に発見でき、突然の故障やお車の寿命にも関わります。
ご予約はお電話またはご来店にて承っております。ぜひこの機会に点検をご検討ください。

案内ハガキの文面を作るときの3つのポイント

• 「いつまでに何をすればよいか」を先に書く／車検満了日・点検時期という期限を冒頭に置くと行動につながります。
• 次のアクションを1つに絞る／「電話で予約」「来店で相談」など、お客様がとるべき行動を1つに絞ると反応率が上がります。
• 連絡先と営業時間を必ず入れる／電話番号・受付時間・定休日の記載漏れは、そのまま機会損失になります。

車検・点検の案内ハガキはいつ出すのが効果的か

案内ハガキの効果は、内容以上に「いつ届くか」で大きく変わります。継続検査（車検）は、2025年4月1日から車検満了日の2ヶ月前から受けても有効期間が短くならないようになりました（それまでは1ヶ月前から）。満了日の約2ヶ月前に出す1回目の案内は、届いた時点でもう車検を受けられる案内になります。逆算すると、次のような設計が定石です。

出典：国土交通省 報道発表「来年４月より、車検を受けられる期間が延びます」（2024年6月25日）

• 車検の1回目案内：満了日の約2ヶ月前／他社に流れる前に、まず自店を第一想起にするための案内です。届いた日から予約と入庫を受け付けられます。
• 車検の2回目案内：満了日の約1ヶ月前／まだ予約がないお客様への念押し。ここでの取りこぼしが最も多くなります。
• 定期点検の案内：点検基準日の約1ヶ月前／12ヶ月点検・6ヶ月点検の案内です。点検入庫は次回車検の受け皿にもなります。

発送時期の逆算カレンダーや送付対象の絞り込み条件は車検・点検案内はがきはいつ出す？発送時期の決め方で詳しく解説しています。発送代行では「点検日のどのくらい前に案内したいか」を設定できるため、この2ヶ月前・1ヶ月前といった発送タイミングを一度決めてしまえば、あとは指定日のワンクリックで運用が回り続けます。手作業では続かない「決めたタイミングで必ず出す」という運用を、仕組みとして定着させられる点が最大の価値です。

DM発送代行サービスとの違い

一般的なDM発送代行は、お店側が用意したデータと原稿をもとに印刷・封入・発送を請け負うサービスで、キャンペーンDMなど「単発の一斉送付」に向いています。一方、車検・点検案内ハガキはお客様ごとに車検満了日・点検時期が異なるため、必要なのは一斉送付ではなく「該当者だけを毎月抽出して送り続ける」運用です。

本サービスは、お客様リストと発送対象条件をもとにその月に案内すべき対象を自動で絞り込み、指定日に発送確認が上がってくる形になっています。毎回リストを作り直して業者に渡す必要がなく、小ロットでも継続的に運用できることが、汎用のDM発送代行との大きな違いです。DM発送代行の仕組みは、コラムDM発送代行と案内はがき発送代行の違いでも扱っています。

整備システム・整備ソフト DREAM POWER から発送を依頼する

発送するハガキは、3つ折りの圧着ハガキです。開くまで中が見えないので、車種やナンバー、満了日などの情報を載せても外から読まれにくい形になっています。

日本カーネットの整備システム・整備ソフト DREAM POWER をお使いの場合は、オプションの「はがき発送代行サービス」として、車検点検案内の画面からそのまま発送を依頼できます。顧客や車両のデータを別のリストに書き出して渡す必要はありません。オプションのため、ご利用にはお申込みが必要です。

初期設定

1. 車検点検案内の画面を開き、「ハガキ代行発送」を選びます。
2. 設定で、車検案内の文章（左・右）を入力して保存します。

発送を依頼するときの操作

1. 案内内容を選び、車検日や顧客名などで対象車両を検索します。
2. 発送したいお客様に印刷チェックを付けます。
3. 「ハガキ代行発送」から「新規発送」を選びます。
4. コメント内容と発送先を確認します。
5. 案内種別と発送件数を確かめ、「確認しました」にチェックを入れて発送を依頼します。

依頼した内容は発送履歴で確認できます。誰にいつ案内を出したかを画面で追えるので、2回目の案内を出す前の確認や、担当者が替わったときの引き継ぎにも使えます。

SMS配信とあわせて使う・自動で送る

同じ契約で、SMS（ショートメッセージ）の配信も使えます。照会画面から特定のお客様に送ることも、対象のお客様に一斉に送ることもできます。ハガキが届く時期にSMSでも一言添える、といった使い分けが画面の操作だけで行えます。

さらにオプションで、SMS配信と車検案内ハガキの発送を自動化できます。整備システム・整備ソフト DREAM POWER のマスターで配信・発送の条件を指定しておくと、条件に合うお客様へ自動で送られます（自動送信のSMSは1通70文字まで）。SMSの送信料金やオプションの費用は、資料請求でご案内します。

案内の前に、廃車になった車を除く（廃車可能性確認）

整備システム・整備ソフト DREAM POWER のオプション「廃車可能性確認」を使うと、車検や点検の案内を出す前に、案内先の車が廃車になっている可能性がないかを一括で確認できます。リサイクル料金の預託状況をもとに検索し、車両1台ごとに「輸出可能性あり」「廃車済」「該当なし（名義変更など）」「情報不備」などの結果が表示されます。廃車済の車には案内ハガキを出さないようにすれば、届かないハガキの郵便料金と印刷の手間を減らせます。

リストの整理は2段階で進めると効率的です。まず「詳細自由検索」で、何年も来店のないお客様を案内の対象から外します。次に、残ったお客様の車を「廃車可能性確認」でまとめて確認し、廃車済や輸出の可能性がある車を外します。ハガキだけでなくSMSの配信先も、同じように整理できます。

操作は、車検点検の画面で案内したい条件の一覧を出し、「廃車可能性確認」から確認を実行するだけです。結果の一覧は印刷もできます。料金は資料請求でご案内します。

案内リストの整理の考え方は、車検案内リストの整理（廃車・名義変更・転居の車を除く）で詳しく解説しています。

料金

1通120円〜（別途初期費用）。ハガキ用紙代・印刷代・郵便料金・投函までを含んだ料金です。枚数や運用内容によってお見積りいたしますので、まずは資料請求よりお問い合わせください。

車検案内・顧客フォローのコラム

はがきの料金、圧着はがきの使いどころ、車検満了日の確かめ方、点検案内の出し方など、案内業務で迷いやすいことをコラムにまとめています。

コラム一覧を見る

自動車整備システム・自動車整備ソフト選びのよくある質問

整備システムや整備ソフトを使っていなくても、ハガキ発送代行だけ利用できますか

お客様リストをご登録いただければご利用いただけます。すでに自動車整備システムや自動車整備ソフトで顧客・車両情報を管理されている場合は、その情報をもとに発送対象を設定する運用が可能です。日本カーネットでは車両販売システム・車販ソフトもあわせてご提供していますので、車検案内から販売管理まで一貫してご相談いただけます。

整備システムの比較検討中でも相談できますか

もちろん可能です。整備システム 比較の段階から、現在の業務フローや発送件数をおうかがいしたうえでご提案いたします。整備ソフト おすすめの構成は工場の規模や車検台数によって変わりますので、まずは現状をお聞かせください。

費用を抑えたいのですが、安く導入できる方法はありますか

整備ソフト 安い構成をご希望の場合は、必要な機能に絞ったご提案が可能です。また整備システム リースなしでのご利用についてもご相談いただけます。ハガキ発送代行についても、まずは車検案内だけから始めて、運用が定着してから点検案内に広げるといった段階的な導入ができます。

よくあるご質問

ハガキは何日で届きますか

月曜日から土曜日まで発送に対応しており、受付から最短3日でお客様のお手元に届きます。

車検案内と点検案内の両方に対応していますか

「車検ハガキ」「点検ハガキ」の2種類を発送できます。それぞれ何日前に案内するかを個別に設定できます。

ハガキの文面は変更できますか

文面は簡単に変更できます。季節のご挨拶やキャンペーン内容に合わせて差し替えていただけます。

案内の出し忘れが心配です

発送指定日と発送対象条件をあらかじめ設定できるため、指定日になると確認画面が表示されます。ワンクリックで発送が確定するので、案内忘れの防止に繋がります。

少ない枚数でも利用できますか

毎月の該当者だけを抽出して発送する仕組みのため、小ロットでの継続運用に向いています。枚数を含めたお見積りはお問い合わせください。

車検の案内ハガキは何日前に出すのがよいですか

継続検査は2025年4月1日から、車検満了日の2ヶ月前から受けても有効期間が短縮されなくなりました。2ヶ月前に出す1回目の案内は、届いた時点でもう受検できる案内になります。満了日の2ヶ月前に1回目、1ヶ月前に2回目を送る運用が一般的です。定期点検の案内は基準日の1ヶ月前が目安です。

料金はいくらですか

1通120円〜（別途初期費用）です。郵便料金・用紙代・印刷・投函を含みます。詳細はお見積りいたします。

車検・点検案内ハガキの発送代行に関するお問い合わせ

車検・点検案内ハガキの発送代行について、料金のお見積り、導入までの流れ、現在の顧客リストからの移行方法など、どのようなことでもお気軽にご相談ください。資料請求は無料です。メールでのご相談はお問い合わせページからも承っています。

提供：日本カーネット株式会社／お電話でのお問い合わせ 03-5256-7877（平日 9:00〜12:00 / 13:00〜18:00）