車検・点検の案内はがきは、いつ出すかで結果が大きく変わります。このページでは整備工場・自動車販売店の立場から、車検満了日と点検基準日から逆算した発送時期の決め方を、根拠と一緒に整理しました。お客様から「車検の通知はいつ来るのか」と聞かれたときの説明にも使えます。

結論：車検は2ヶ月前と1ヶ月前の2回、点検は1ヶ月前

先に結論をまとめます。この設計を一度決めてしまえば、あとは毎月同じ運用を回すだけです。

案内の種類 発送タイミング ねらい
車検案内（1回目） 車検満了日の約2ヶ月前 他店に流れる前に自店を第一想起にする
車検案内（2回目） 車検満了日の約1ヶ月前 まだ予約のないお客様への念押し。取りこぼしが最も多い層
法定12ヶ月点検 点検基準日の約1ヶ月前 点検入庫は次回車検の受け皿になる
6ヶ月点検（事業用・過走行車） 基準日の約1ヶ月前 稼働に支障が出る前の入庫誘導
点検後のお礼＋次回予告 入庫の1〜2週間後 次回車検までの接点維持

ポイントは車検案内を2回に分けることです。1回だけの運用だと、はがきを見た時点で「まだ先だ」と思われて忘れられるか、逆に気づいたときには他店で予約済みという事態が起きます。

なぜ2ヶ月前から出すのか（1ヶ月前ルールの根拠）

逆算の起点になるのは、継続検査（車検）は満了日の1ヶ月前から受けても、次の有効期間が短くならないという点です。満了日より前に受けた場合でも、次回の満了日は元の満了日を起点に計算されるため、早めに受けてもお客様が損をしません。

つまり実際に入庫を集められる期間は「満了日の1ヶ月前から満了日まで」の約1ヶ月間です。ここから逆算すると、お客様が検討し、家族と相談し、日程を調整するための時間として、その手前にもう1ヶ月ほど必要になります。これが「2ヶ月前に1回目」の根拠です。

3ヶ月前など早すぎる案内は、お客様の記憶に残らず捨てられるだけでなく、ハガキ代と手間を無駄にします。逆に3週間前を切ると、ご家族の予定や代車の手配が間に合わず「今回は近くで済ませます」となりやすくなります。

発送時期の逆算カレンダー

車検満了日から逆算した具体例です。満了日が月末か月初かで実務上の締め切りが変わるため、月単位で設定するときは「満了月の2ヶ月前の同時期」を目安にしてください。

車検満了日 1回目の発送 2回目の発送 入庫可能期間の開始
4月10日 2月上旬 3月上旬 3月10日
6月30日 4月下旬 5月下旬 5月30日
9月15日 7月中旬 8月中旬 8月15日
12月25日 10月下旬 11月下旬 11月25日

あわせて、繁忙期の平準化も考えておくと工場の稼働が安定します。3月と9月は車検の集中しやすい月です。この時期に満了日が来るお客様には、1回目の案内をやや早めに出して前倒し入庫を促すと、ピークをならすことができます。

定期点検の案内はいつ出すか

法定点検の周期は車両の用途と種類で異なります。案内の設計を誤ると、そもそも対象でないお客様に送ってしまうため、まず自店の顧客構成を確認してください。

  • 自家用乗用車／12ヶ月ごとの定期点検が道路運送車両法で定められています。案内は基準日の約1ヶ月前
  • 自家用の軽貨物・小型貨物車／6ヶ月と12ヶ月の点検が対象になります。商用でお使いの車両が多い工場では、この層への6ヶ月案内が入庫の柱になります
  • 事業用車両／より短い周期の点検が定められています。台数の多いお客様は個別に日程を組むほうが確実です

点検案内は「法律で決まっているから」だけを理由にすると反応が鈍くなります。点検入庫は次の車検の受け皿になるという意味でも重要な接点なので、消耗品の状態を見ておける機会としてお客様にメリットを伝える文面にしてください。文面例は車検・点検案内はがきの文面例とテンプレートにまとめています。

誰に送るか：発送対象の抽出条件を決める

発送時期と同じくらい重要なのが「その月に誰へ送るか」です。条件を決めずに全顧客へ送ると、費用が膨らむだけでなく、すでに他店に移ったお客様へ送り続けることになります。次の条件で対象を絞り込むのが実務的です。

対象に含めるお客様

  • 該当月に車検満了日・点検基準日を迎える方／これが基本の抽出条件です
  • まだ予約が入っていない方／2回目の案内はこの条件が必須です。予約済みの方に念押しを送ると煩わしく感じられます
  • 過去に一度でも入庫実績のある方／新規開拓より圧倒的に反応が良い層です

対象から外すお客様

  • すでに入庫予約が確定している方／二重案内は信頼を損ないます
  • 宛先不明で返送された方／住所を更新するまで送っても届きません。返送分はリスト修正の対象にします
  • 車両を売却・廃車された方／登録情報の更新漏れで送り続けているケースが多く、費用の無駄になります
  • 案内不要の意思表示があった方／記録を残し、確実に除外してください

この抽出を毎月手作業でやると、時期の設計以上に工数がかかります。発送代行では発送対象条件を設定できるため、条件を一度決めれば該当者だけが自動的に抽出されます。「今月は誰に送るのか」をExcelで突き合わせる作業がなくなるのが、実務上いちばん大きい変化です。

案内が遅れると何が起きるか

案内の遅れは、そのまま売上機会の損失になります。実務で起きるのは次のような連鎖です。

  1. 他店で予約されてしまう／ディーラーや車検専門店は先に案内を出しています。後追いになると価格勝負に持ち込まれます
  2. 希望日に入庫枠が取れない／繁忙期は自店の枠も埋まります。お客様の都合と合わず流出します
  3. 代車が確保できない／代車の空きは早い順です。「代車がない」は他店に行く十分な理由になります
  4. 満了日を過ぎてしまう／車検が切れた車は公道を走行できず、引き取り方法の相談が必要になり、対応工数が増えます

案内業務は月に1〜2回しか行わないため、繁忙期や担当者の交代と重なると「今月出し忘れた」が起きやすい仕事です。忘れる前提で仕組みを作ることが、結局いちばん確実です。

「車検の通知が来ない」と言われたときの説明

お客様から「車検の通知はいつ来るのか」「通知が来ていない」と問い合わせを受けることがあります。前提として、車検の案内は国や運輸支局から届くものではなく、購入店・整備工場・保険会社などが独自に送っているお知らせです。ここを説明できると、お客様の誤解を解けます。

通知が届かない主な理由は次の2つです。

  • 個人間売買や譲渡で入手した車／販売店との接点がないため、案内を送る主体がそもそも存在しません
  • 引っ越し後に住所変更をしていない／店側の顧客データが旧住所のままで、はがきが届きません

お客様自身が満了日を確認する方法もあわせて案内できると親切です。フロントガラスの検査標章（車検ステッカー）と自動車検査証（車検証）のどちらでも満了日を確認できます。

なお店側の視点では、この「住所変更されていない」ケースが宛先不明の主因になります。返送されたはがきは顧客データを更新する機会です。放置すると毎回同じ宛先に出し続けることになるため、リストの整備とあわせて運用してください。

発送時期を仕組みで守る

発送タイミングを決めても、手作業では続きません。宛名の差し込み印刷、はがきの用意、切手の貼付、郵便局への差し出しという工程が毎月発生し、100枚規模でも1回あたり2時間以上かかることがあります。

車検・点検案内ハガキの発送代行では、「点検日のどのくらい前に案内したいか」を設定できます。このページで決めた2ヶ月前・1ヶ月前という設計を一度登録してしまえば、あとは指定日になるとポップアップで確認画面が表示され、「はい」をワンクリックするだけで発送が完了します。

  • 発送指定日と発送対象条件を設定できるため、案内忘れの防止に繋がります
  • 「車検ハガキ」「点検ハガキ」の2種類を、それぞれ別のタイミングで発送できます
  • 受付から最短3日でお客様のお手元に届きます（月曜日から土曜日まで発送対応）
  • 料金は1通120円〜（別途初期費用）。郵便料金・用紙代・印刷・投函を含みます

サービスの詳細とコスト比較は車検・点検案内ハガキの発送代行のページをご覧ください。

よくある質問

車検の案内はがきは何日前に出すのがよいですか

車検満了日の約2ヶ月前に1回目、約1ヶ月前に2回目が基本です。継続検査は満了日の1ヶ月前から受けても有効期間が短縮されないため、実際に入庫を集められるのは満了日の1ヶ月前からの約1ヶ月間になります。そこから検討期間を逆算した設計です。

3ヶ月前に出すのは早すぎますか

一般には早すぎます。お客様の記憶に残らないまま捨てられやすく、費用と手間が無駄になります。ただし3月・9月など車検が集中する月に満了日が来るお客様には、前倒し入庫を促す目的でやや早めに出す運用が有効です。

定期点検の案内はいつ出しますか

点検基準日の約1ヶ月前が目安です。自家用乗用車は12ヶ月ごと、自家用の軽貨物・小型貨物車は6ヶ月と12ヶ月が対象になります。

1回だけの案内では足りませんか

取りこぼしが増えます。1回目で「まだ先だ」と判断されたお客様に届く2回目がないと、そのまま他店へ流れるか満了日が近づいてしまいます。2回目は未予約の方向けに文面を書き分けてください。

案内の出し忘れを防ぐ方法はありますか

発送指定日と発送対象条件をあらかじめ設定できる仕組みにするのが確実です。発送代行では指定日に確認画面が表示され、ワンクリックで発送が確定します。月1〜2回の業務は人の記憶に頼らないほうが安定します。

お客様に「通知はどこから来るのか」と聞かれたらどう答えますか

車検の案内は国や運輸支局から届くものではなく、購入店・整備工場・保険会社などが独自に送っているお知らせです。満了日はフロントガラスの検査標章か車検証でご確認いただけるとご案内ください。

ご相談・資料請求

発送時期の設計や、現在の顧客リストからの移行方法など、運用のご相談も承っています。資料請求は無料です。メールでのご相談はお問い合わせページからも承っています。

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